昨今、多くの企業、オフィスで取り入れられている「WEB会議ブース」の存在をご存じでしょうか。
コロナウィルスの流行により、私たちの働き方は大きく変化しました。テレワークが普及し、WEB会議の機会が増加し、業務のIT化は5～10年分の進化を遂げたとも言われています。
しかし皆様のオフィス環境はそのIT化に対応できていますでしょうか。
WEBでの会議が増え、これまで取引先に出向いていた営業マンが自社の会議室から商談をするようになりました。そうすると会議室が埋まってしまい、場所探しに苦労するというような話をしばしば耳にします。会議室がなければ自席からWEB会議に参加しなければなりませんが、発言を求められるような会議では、周囲の業務の妨げになりますし、他社との機密情報を含む会議をオフィスフロアで行うことは、情報漏洩につながります。
そこで今WEB会議ブースを導入する企業が増えているのです。
WEB会議向けの個室ブースは、電話ボックスのような四方を壁で囲まれた独立した部屋のようになっています。周囲の音を拾わず、他者からの視線も気になりません。
このWEB会議ブースを導入するメリットとしては
・WEB会議を活性化できる
従来のオフィスやオープンスペース型のオフィスの場合、周囲の音までマイクが拾ってしまう場合もあり、相手に話し声が伝わりづらくなることも多いです。また会議中の発言も筒抜けとなってしまいます。個室ブースがあれば周囲の音を遮断できるため話し声が伝わりやすく、また周囲の社員も仕事や会話がしやすくなるでしょう。
・情報漏洩を防ぐことができる
WEB会議をしているそばに、取引先の方が訪れることもあるかもしれません。そうすると、会議の内容が聞こえてしまい、社外秘の情報が漏洩することに繋がりかねません。情報漏えいはその企業の信用問題につながります。情報守秘のためにも、会議用の空間を設けることは重要なインフラ投資となります。
会議部屋を新設するとなれば、消防法や建築基準法に則った工事や手続きが必要となり、退去時には原状回復しなければいけません。
しかし個室ブースの設置だけなら、上記の手間はほとんど不要であり、費用も抑えられます。WEB会議ブースは様々なオフィス家具メーカーが販売しています。それぞれに特長がある商品を比較し、自社の課題や予算に合う商品を選択しましょう。企業によっては、使われていなかったオフィスのデッドスペースを有効活用できるでしょう。
これらのメリットを考慮して、ぜひ新しいオフィスの在り方について考えてみてはいかがでしょうか。